Докладна записка містить такі реквізити: найменування організації, найменування виду документа, адресат, дату, номер, заголовок тексту, текст, підпис, резолюцію, відмітку виконання документа. У першій частині тексту викладаються факти або події, що послужили приводом для написання доповідний записки.

Докладна записка – документ, адресований вищій посадовій особі та викладає будь-яке питання з висновками та пропозиціями укладача. Пояснювальна записка – документ, що пояснює причини будь-якої події (дії, факту), що складається працівником і надається вищій посадовій особі.

Доповідна записка – документ, адресований керівництву, що викладає будь-яке питання з висновками та пропозиціями укладача. Службова записка – записка про виконання будь-якої роботи, що направляється однією посадовою особою іншому.