CMR заповнюється відправником вантажу, на підставі інструкцій та вказівок, які він отримує від транспортно-експедиторської компанії. Відправник несе солідарну відповідальність за правильність заповнення CMR. Опис граф та порядок заповнення: Графи, що заповнюються відправником вантажу.

5 Конвенції КДПН встановлено, що CMR-накладна складається у 3-х оригінальних примірниках, підписаних вантажовідправником та перевізником, причому підписи можуть бути з розшифровкою або замінені штампами вантажовідправника та перевізника, якщо це допускається законодавством країни, в якій залишено CMR-накладна.

Перелік документів на вантаж, що йдуть у комплекті з накладною CMR: номер книги МДП (TIR), інвойс (invoice), пакувальний лист, якщо вантажі мають промислове походження – сертифікат якості, якщо вантажі мають тваринне походження – ветеринарний сертифікат; якщо вантажі мають рослинне походження – карантинний …