Для передачі документів в архів необхідні описи справ, передмови до описів, історична довідка.На обкладинці справи має бути наступна інформація:

1. найменування організації;
2. код структурного підрозділу;
3. номер справи;
4. заголовок справи;
5. кількість листків;
6. дати справи;
7. архівний шифр справи;
8. термін зберігання справи.

Стандартні терміни та правила зберігання термін зберігання вважається з 1 січня року, наступного за роком закінчення їх діловодством. · Всі документи в архіві слід зберігати згідно з номенклатурою справ; справа є прошитою папкою з оригіналами документів, що має назву, номер справи та термін зберігання.

Як запакувати файли в архів за допомогою стандартних засобів Windows

1. Виділіть файли, які хочете заархівувати.
2. Натисніть на будь-який із виділених файлів правою кнопкою миші.
3. У контекстному меню виберіть: для Windows 11: Стиснути у ZIP-файл; для Windows 10 та нижче: Надіслати → Стиснута ZIP-папка.