Завершені справи постійного, довготривалого (10 і вище 10 років) термінів зберігання та за особовим складом перебувають за місцем їх формування, у структурних підрозділах Роструда протягом трьох років і тільки після закінчення цього терміну здаються за описами до архіву Роструда.

Документи, що передаються в архів, мають чіткий термін зберігання, якого організації зобов'язані законодавчо дотримуватися – тимчасові (до 75 років) та постійні терміни зберігання. Документи, у яких минув термін зберігання, підлягають знищенню.

Термін зберігання документів з обліку та податків Для більшості бухгалтерських документів термін зберігання становить 5 років. Цей термін встановлено у статті 29 закону про бухоблік №402-ФЗ. Строки зберігання більшості кадрових, банківських документів і документів за оцінкою ОЗ, НМА тощо.

Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. У деяких документів немає конкретних термінів зберігання, а зберігають їх «до мінування потреби» (наприклад, документи вищестоящих організацій, надіслані до відома) або «до заміни новими» (положення, інструкції).