Архів – це файл, що містить у собі один або кілька інших файлів і/або папок, а також метадані. Архіви використовуються для об’єднання безлічі будь-яких файлів в єдиний файл-контейнер з метою зручності зберігання і перенесення інформації або просто щоб стиснути дані.

Він потрібен для того, щоб установити, які документи належать до документів тимчасового зберігання (до 10 років включно), з особового складу, а які необхідно зберігати постійно, тобто безстроково.

Архіви організацій здійснюють приймання електронних документів (ЕД), забезпечують їх збереження, облік, добір і використання, а також підготовку та передачу на державне зберігання. На зберігання передаються ЕД у складі фондів організацій – джерел комплектування архівів.

archivum – від грец. άρχεϊον – “присутствене місце”) – 1) установа або структурний підрозділ організації, що здійснює зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів; 2) збори письмових пам’яток (рукописів, листів тощо), які відносяться до діяльності якої-небудь установи або особи.